Lors de l’assemblée générale annuelle ordinaire, les copropriétaires d’un immeuble valident et votent un budget prévisionnel de fonctionnement, pour une année. Ce budget permettra au syndic de demander à chaque propriétaire de verser des provisions pour charges, basées sur le montant de ce budget en fonction de leur quote part tantième (définie par la nature de leur lot et le règlement de copropriété).
A l’issue de l’exercice comptable (au bout de 12 mois), le syndic clôture les comptes de gestion courante et procède à la régularisation des charges : cette opération consiste à faire la différence entre les frais réellement dépensés par le syndic et les charges que vous avez versées au titre du budget prévisionnel voté 12 mois plus tôt.
A ce stade, deux possibilités sont envisageables :
Vous avez versé trop de charges : si le montant cumulé de vos provisions pour charges est supérieur au montant réel des dépenses, vous serez « remboursé ». En pratique, le syndic soustrait ce montant à votre premier versement de l’année suivante.
Vous n’avez pas assez versé de charges : dans ce cas-là, vous devrez payer la somme manquante au syndicat des copropriétaires. Le syndic ajoutera ce montant à votre premier versement de charges de l’année suivante.
Seules les dépenses liées aux provisions pour charges feront l’objet d’une régularisation des charges. Il s’agit notamment des frais établis dans le budget prévisionnel : entretien des parties communes et espaces verts, maintenance des équipements collectifs, salaire du gardien ou encore administration courante de la copropriété.
Obligatoire, la régularisation des charges de copropriété intervient une fois par an. Pour vous aider à mieux comprendre les dépenses, le syndic envoie à chaque copropriétaire un décompte des charges.